Många företag, särskilt de som är i behov av stora ytor eller mycket speciell utformning av verksamhetslokalerna, hamnar förr eller senare i en situation där de behöver överväga vad som är bäst – att äga eller att hyra.
Detta är en svår fråga som måste bedömas från fall till fall, och där man tar hänsyn till många olika faktorer. Varje företag har sina egna förutsättningar, så det går inte att säga rakt av att det alltid är en bra investering att äga fastigheter eller att det alltid är mer praktiskt att vara hyresgäst. Här nedanför har vi samlat några exempel på punkter som man bör tänka igenom innan man beslutar sig för om man ska hyra eller äga sin verksamhetslokal.
Transaktionskostnader
Att köpa en fastighet är vanligen associerat med större transaktionskostnader än att hyra en verksamhetslokal. Man bör även tänka på att om man väljer att köpa en fastighet så kommer nya transaktionskostnader att tillkomma om man någon gång i framtiden säljer fastigheten.
Ansvarsfrågor
Att äga en fastighet innebär ett betydligt större juridiskt ansvar än att hyra en fastighet. En ägare av en fastighet kan till exempel, i enlighet med miljöbalken, bli ansvarig för miljöfarligt avfall som dumpats där även om dumpningen skedde innan man blev ägare till fastigheten.
Diversifiering eller satsa på kärnverksamheten?
Att äga en fastighet kan bli som en verksamhet i sig självt och kräva mycket tid och resurser. Att hyra istället för att äga kan vara en metod för att kunna fokusera på företagets kärnverksamhet.
Risk för ökade kostnader
Om man hyr sin verksamhetslokal finns risk för att hyran höjs när kontraktstiden har löpt ut, så att man måste betala högre hyra än tidigare om man vill stannar kvar. Ett hyreskontrakt kan också vara utformat så att det ger uthyraren rätt att, i enlighet med vissa parametrar, genomföra hyreshöjningar under kontraktstiden.
Att äga sin verksamhetslokal innebär att man inte behöva oroa sig för höjda hyror, men samtidigt finns det andra saker utanför ägarens kontroll som kan göra att de löpande kostnaderna går upp. Det kan till exempel röra sig om höjd fastighetsskatt. Om fastigheten är belånad är givetvis risken för höjda låneräntor något man bör ta i beaktande.
Risk för värdeminskning
Den som äger en fastighet är utsatt för risken att fastigheten förlorar i värde. Även om man inte har några som helst planer på att sälja kan en värdeminskning ändå vara ett problem om man har lån på fastigheten, eftersom låneavtalet högst troligen stipulerar att långivaren har rätt att vidtaga åtgärder om fastighetens värde sjunker under en viss gräns i förhållande till storleken på lånet. Den vanligaste åtgärden är att långivaren höjer räntan på lånet, eftersom lånet nu ses som mer riskfylld. Om fastighetens värde sjunker markant finns risk för att långivaren hör av sig och kräver att ni amorterar ned lånet, alternativt säljer fastigheten och löser lånet för att förekomma eventuell ytterligare värdeminskning.
Drift, underhåll och skötsel av fastigheten
Om man hyr sin verksamhetslokal är det mycket viktigt att ha ett tydligt kontrakt som avgör vem som betalar och genomför vad när det gäller drift, underhåll och skötsel av fastigheten.
Tänk på att inkludera både det inre och det yttre. Vem är det till exempel som ska ombesörja att stängslet är i gott skick, vem bekostar snöröjningen om vintern och vem ska ta bort farliga istappar från taket?
Försäkringar
Att äga sin verksamhetslokal kräver andra försäkringslösningar jämfört med de som är lämpligast när man bara hyr sin verksamhetslokal. Bäst är att kontakta flera försäkringsbolag för att få veta mer och kunna få en bra överblick av vilka försäkringskostnader som är förbundna med respektive alternativ.
Låsning av kapital
Att köpa en fastighet innebär att man gör en investering. De pengar man använder till investeringen blir låsta i fastigheten, vilket innebär att de inte kan användas i rörelsen. De kan till exempel inte användas för att köpa in en ny maskin som skulle kunna öka företagets produktivitet.
Det är förstås vanligt att det företag som köper fastigheter inte tar pengarna direkt ur företagets kassa, utan istället lånar pengarna med fastigheten som säkerhet. Även vid sådana köp brukar det dock uppstå utgifter som belastar företaget omedelbart, till exempel handpenningar som ska betalas och administrativa kostnader som hänger ihop med köpet. Dessutom har företaget nu en skuld, vilket bland annat kan innebära minskade möjligheter att få nya lån framöver, vilket i praktiken kan innebära att det blir svårare att kunna köpa den där nya maskinen.
Denna låsning av kapital är en av anledningarna till att man tämligen ofta ser företag sälja sina fastigheter för att sedan omedelbart hyra dem. Företaget behövde helt enkelt frigöra kapital för sin verksamhet, och gjorde det genom att sluta vara ägare och bli hyresgäst istället.
Skatt
Ur skattemässig synvinkel är det mycket stor skillnad mellan att hyra verksamhetslokalen och att äga den fastighet som verksamhet bedrivs i.
Förenklat kan man säga att hyran är en ren utgift för företaget, vilket gör det enkelt att dra av hela i deklarationen.
Att äga en fastigheten är mer komplicerat när det gäller beskattning, eftersom det bland annat aktualiserar frågor som värdeökning och värdeminskning på fastigheten, avskrivningar i bokföringen, med mera. Man bör också tänka på att skatteregler kan ändras under tiden man är ägare till fastigheten, till exempel kan fastighetsskatten höjas, sänkas eller beräknas enligt någon ny formel.
Företagsvärdering och redovisningstekniska skäl
Som tangerats i punkten ovan så är det bokföringsmässigt stor stillnad mellan att äga och att hyra sin verksamhetslokal. Vilket val man gör kommer att påverka företagets balansräkning och resultaträkning. Detta kan i sin tur påverka hur potentiella investerar och andra intressenter värderar företaget.
Värt att tänka på är att man inom redovisningsområdet skiljer på finansiella leasingavtal och operationella leasingavtal, där finansiella leasingavtal ses som en form av skuld medan operationella leasingavtal ses som en kostnad som belastar resultaträkningen.
Flexibilitet
Omständigheterna avgör vad som ger högst flexibilitet – att äga eller att hyra. Att äga innebär att man när som helst har möjlighet att fatta beslut om att försöka sälja fastigheten. Man är inte bunden till någon långt hyreskontrakt som stipulerar att man måste betala höga straffavgifter om man bryter det i förväg.
Å andra sidan innebär inte ett beslut om att man vill sälja att man faktiskt får fastigheten såld snabbt. Här spelar många faktorer in, bland annat områdets attraktivitet på fastighetsmarknaden och om byggnaden passar för många olika verksamheter eller är väldigt specifik för den nuvarande verksamheten.
En fastighet kan man i princip bli sittande med hur länge som helst om ingen säljare dyker upp, medan ett hyresavtal har ett sista datum då det löper ut.
Kontroll
Ett företag som själv äger fastigheten där verksamheten bedrivs har betydligt enklare att få igenom förändringar, inklusive stora genomgripande förändringar som att göra en tillbyggnad på en befintlig byggnad eller låta uppföra nya byggnader på tomten. Att man äger fastigheten innebär förstås inte att man har helt fria händer – det finns fortfarande lagar och regler som måste följas (bland annat krävs bygglov) – men kontrollen är betydligt högre än för den som hyr sin verksamhetslokal och måste förhandla med en hyresvärd. Om det är så att hyresvärden godkänner förändringen, men inte vill betala för den, hamnar man som hyresgäst dessutom i en situation där man måste ta ställning till om det verkligen är värt att betala så mycket för att genomföra förändringar av en fastighet man inte äger.
Uthyrning i andra hand
Det företag som äger sin verksamhetslokal har, inom lagens råmärken, tämligen fria händer vad gäller att hyra ut hela eller delar av den.
Om du däremot hyr din verksamhetslokal är situationen en annan och alla former av andrahandsuthyrning kräver normalt hyresvärdens godkännande, detta även om det bara rör uthyrning av en del av lokalen. Innan något hyresavtal skrivs under är det viktigt att veta exakt vad som gäller för uthyrning i andra hand. Det finns gott om situationer när ett sådant behov kan dyka upp, även om det verkar otroligt vid hyresavtalet ingång.
- Hyresgästen inser att företaget bara har behov av 75% av verksamhetslokalen och vill därför hyra ut en del av lokalen till ett annat företag.
- Hyresgästen hoppas på positiva synergieffekter genom att upplåta en del av verksamhetslokalen till ett annat företag, till exempel låta ett café hyra in sig i bokhandeln.
- Hyresgästens behov av verksamhetslokalen försvinner (till exempel på grund av ändrad verksamhet i företaget) men det är fortfarande 18 månader kvar på hyreskontraktet, och hyresgästen skulle vilja hyra ut hela lokalen i andra hand under den perioden.
Tänk på att de regler om uthyrning i andra hand som gäller för privatbostäder inte är tillämpliga när det gäller företag som hyr lokaler för sin verksamhet.
Varumärket
Ibland är den byggnad som företagets verksamhet bedrivs i en väldigt stor del av företagets rykte. För ett företag i den moderna tillverkningsindustrin spelar det förmodligen inte någon stor roll i exakt vilken grå lada ute i industriområdet som tillverkningen sker, men för företag som är verksamma inom vissa andra nischer så kan verksamhetslokalen ha kommit att bli en essentiell del av varumärket. I en sådan situation kan det helt klart vara värt att överväga möjligheten att gå från att vara hyresgäst till att äga verksamhetslokalen.
Om man redan är ägare bör man tänka sig för både en och två gånger innan man säljer en sådan fastighet för att frigöra kapital och övergå till att bli hyresgäst. Risken finns att hyreskontraktet inte förlängs när det löper ut. En lösning är att ha ett hyreskontrakt som löper på mycket lång tid, men det finns helt klart negativa aspekter förenade med att vara bunden till ett sådant kontrakt.