Personalkostnader kan ofta vara en av de absolut största kostnader som ett bolag har. Det är därför mycket viktigt att försöka utnyttja sin personal effektivt så att man får mycket för sina pengar. Det bästa sättet att göra detta är genom att skapa ett kontor som låter arbetarna arbeta effektiv. Ett kontor som hjälper dem vara effektiva. Målet skall vara att skapa effektiva arbetare som trivs på sitt jobb och som inte bränner ut sig.
Att ens anställda trivs är framför allt viktigt när man anställer personal med höga kvalifikationer. Anställda med lägre eller inga kvalifikationer är lättare att byta ut och det är därför mindre viktigt att dessa trivs på arbetsplatsen. Att ersätta kvalificerad personal som lämnar jobbet p.g.a. att de inte trivs eller p.g.a. att de har bränt ut sig kan vara mycket svårt och dyrt. Du bör försöka skapa ett kontor där alla trivs bra men om du inte kan uppnå detta så är det viktigast att din kvalificerad personal trivs.
Ditt mål skall vara att skapa förutsättningar för din personal att jobba smartare och mer effektivt. Inte att få dem att jobba hårdare. I vart fall inte i normal fallet. Om man tar över ett företag där organisationen och de anställda har blivit lata kan man ibland även tvingas få arbetarna att jobba hårdare.
Skapa flexibla rutiner
Det är mycket viktigt att skapa rutiner för hur man skall göra olika saker på ett effektivt sätt. Om man har rutiner behöver man inte spendera en massa tid på att räkna ut hur man skall göra en viss sak utan man kan göra det utan att egentligen behöva tänka. Det är mycket viktigt att skriva ner de rutiner som gäller på kontoret så att nya anställda lätt kan lära sig rutinerna utan förvirring Det är också viktigt att du försäkrar dig om att alla anställda har samma rutin för hur en viss uppgift skall lösas. Gå genomgående igenom rutinerna för att se om de kan effektiviserar och belöna alla idéer som leder till bättre rutiner. Belöningens storlek bör stå i förhållande till hur mycket iden förbättrar rutinerna men måste vara stor nog för att de anställda skall tycka det är värt att komma med förbättringar. Ibland kan det vara bra att ha tävlingar där den som föreslår den bästa förbättringen vinner en resa eller något annat attraktivt.
Om ditt företag inte redan har rutiner bör du försöka skapa rutiner så snart som möjligt. Starka rutiner är en nyckel till att kunna växa utan att förlora företagets själ.
Det är mycket viktigt att det finns flexibilitet i rutinerna. Det kommer alltid uppstå situationer som inte riktigt faller inom ramarna för rutinerna och då är det viktigt att personalen kan ta egna initiativ för att lösa det.
Ge personalen tillgång till rätt utrustning
Ibland kan det kännes mycket frestande att undvika att köpa utrustning som man känner är dyr när personalen lika gärna kan göra något för hand. Detta är ofta ett mycket stort misstag. Det tar ofta inte särskilt lång tid att spara in utrustningens kostnad om den spar tid för de anställda. Det är oftast en bra ide att så lågt som möjligt investera i utrustning som effektiviserar arbetet och låter de anställda få mer gjort.
Det som sägs ovan är sant om ditt företag går bra och om ni har mycket att göra. Om företaget däremot har ont om jobb så är effektivitet inte lika viktigt och det kan vara bättra ett låta anställda göra saker manuellt eftersom de ändå har tid över.
Underlätta för personalen
Det finns mycket som du kan göra som inte är direkt relaterat till jobbet som men ändå kan hjälp till att öka effektiviteten. Exempel på detta inkluderar t.ex. att du kan prata med lokala restauranger om att levererar mat till kontoret så att de anställda kan äta lunch utan att behöva stressa ut till en restaurang. En bra ide är att ha olika restauranger som levererar mat olika dagar så att man kan få stor variation på sina luncher. Ett annat bra alternativ kan vara att ha ett kök så att anställda kan laga mat som de tar med sig hemifrån så att de inte behöver köpa mat. Du bör även se till att det alltid finns frukt och andra nyttiga snacks samt drycker tillgängliga som dina anställda kan äta när som helst. Detta kostar inte mycket men kan öka trivsel och effektiviteten.
Andra saker som du som arbetsgivare kan göra inkluderar ett erbjuda verktyg för att anordna bilpooler. Arrangera olika trevliga aktiviteter utanför jobbet. Om dina anställda vill delta kan det vara mycket bra att skapa en motionsgrupp bland de anställda. Detta gör det mycket lättare för alla att motionera eftersom ingen vill vara den som inte dyker upp på ett gemensamt event. Men det är mycket viktigt att veta vad de anställda verkligen vill så att man tvingar dem till saker utanför arbetstid.